KI im Fördermittelmanagement
Liebe Leserin, lieber Leser,
fragen wir in unseren Workshops, wofür KI beim Förderantrag eingesetzt wird, erhalten wir fast immer dieselbe Antwort: für die Ideen. Für das Projektkonzept, den zündenden Titel, die schöne Formulierung der Zielgruppe.
Aber sind Ideen wirklich das, was fehlt?
Unsere Erfahrung aus vielen Begleitungen ist eine andere. Die Bildungseinrichtungen, Vereine und Initiativen, mit denen wir arbeiten, wissen genau, wohin sie wollen. Meist haben sie mehr Ideen als Fördertöpfe. Was fehlt, ist Zeit für das Organisatorische. Anträge scheitern im Arbeitsalltag eher an Formfehlern: der übersehenen zweiten Frist, am Eigenanteil, der knapp unter der Grenze liegt, am Honorar, das die vorgeschriebene Untergrenze unterschreitet, an der Kooperationszusage, die am Abgabetag noch fehlt. Anträge scheitern wegen der Zeit, die man benötigt, um alle diese Details auf dem Schirm zu haben.
Hier wird agentische KI interessant. Sie liest nicht nur den Förderaufruf, sie legt Dateien an, rechnet, prüft und testet ihre Ergebnisse. Drei kleine Beispiele:
Die Rückwärtsplanung. Aus dem Aufruf zieht die KI alle relevanten Termine heraus, auch die leicht zu übersehenen wie Beratungssprechstunden, die letzte Gelegenheit zur Einzelberatung, Nachreichfristen. Von dort rechnet sie zurück, bis wann Lebensläufe, Registerauszüge oder Partnerzusagen vorliegen müssen. Was uns bisher viel Zeit mit Kalender und Textmarker kostete, liegt nun nach wenigen Minuten als Plan vor.
Der Finanzierungsplan, der mitdenkt. Mit KI entsteht eine Excel-Vorlage, in der die Regeln des Aufrufs wie Förderhöchstsumme, Mindest-Eigenanteil, Honoraruntergrenzen oder nicht förderfähige Kosten bereits eingebaut sind. Wer ein zu niedriges Honorar einträgt oder eine Anschaffung über der zulässigen Grenze, bekommt sofort eine Rückmeldung in Rot: Stopp, hier passt etwas nicht.
Das Dashboard im Antragsordner. Aus der Unterlagenliste wird eine kleine Übersichtsseite, die bei jedem Durchlauf abgleicht, welche Dokumente schon im Ordner liegen. Eine Ampel zeigt, was erledigt ist, was bald fällig wird und was überfällig ist.
Wir erleben, dass viele Fachkräfte der KI das Kreative zutrauen, das Verlässliche hingegen nicht. Mit den aktuellen Frontier-Modellen lohnt es sich, diese Einschätzung zu überdenken. Bei Ideen liefert KI das Naheliegende, das in der Vergangenheit Bewährte. Bei Regeln, Grenzen und Fristen wird sie stark, wenn sie aus ihnen Werkzeuge baut wie eine Tabelle, die rechnet, eine Formel, die prüft, ein Programm, das zurückrechnet.
Ob die Regeln richtig übernommen wurden, ob eine Organisation antragsberechtigt ist, ob dieselben Kosten nicht doppelt gefördert werden, bleibt eine Frage des menschlichen Urteils. Ebenso, wo Lebensläufe und Registerauszüge überhaupt verarbeitet werden dürfen. Am Ende nimmt ein Mensch den Antrag ab und verantwortet ihn.
Wer aber weiß, wie weit die Arbeit mit agentischen Modellen trägt und wo sie aufhört, verschafft sich einen echten Vorsprung. Er lässt die KI rechnen, prüfen und abgleichen und weiß zugleich, an welchen Stellen er selbst noch einmal genau hinsehen muss.
Der KI niemals blind zu vertrauen und sie gezielt dort einzusetzen, wo sie belastbar arbeitet, das gehört zur AI Literacy.
Sprechen Sie uns an. Wir begleiten Sie mit Workshops, Keynotes, Moderation und Beratung.
Christiane Carstensen, David Röthler und Sonya Dase von Milenu und Dase & Carstensen
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